KNOWLEDGE

8 อย่างข้อผิดพลาดในการวางระบบ ERP และวิธีแก้ไข

Sage ERP White Paper

โปรแกรมสำเร็จรูป ERP เป็นการเพิ่มศักยภาพ ในการทำธุรกิจ โดยนำเสนอข้อมูลที่ถูกต้อง ทันเวลา ในเครือข่าย Supply Chain หรือวงจรการค้า เพื่อให้ธุรกิจของท่านมีความสามารถในการแข่งขันกับตลาด มีการเชื่อมโยงข้อมูลอย่างไร้รอยต่อ เพื่อให้ข้อมูลไหลผ่านในทุกทุกหน่วยงาน โดยผ่านจุดศูนย์กลาง Database

หากการวางระบบ ERP นั้นประสบความสำเร็จ ระบบจะสามารถแสดงข้อมูลด้าน Business Intelligence, การวางระบบการทำงานขององค์กร Business Operation, ช่วยลดต้นทุน, เพิ่มความสามารถในการประสานงาน และร่วมมือในการทำงานภายในองค์กร ซึ่งทั้งหมดเป็นปัจจัยสำคัญของการเติบโตของธุรกิจ

จากงานวิจัยพบว่าบริษัทเกือบ 60 เปอร์เซ็นต์ ไม่ได้ใช้ศักยภาย และความสามารถของโปรแกรม Software ได้อย่างเต็มที่ซึ่งมาจาก ความล่าช้าในการวางระบบ ทำให้งบประมาณบานปลาย เวลาล่าช้า และอาจจะเกิดปัญหาด้านการผลิต

1. Overlook the purpose of the ERP system 

บางบริษัทมุ่งเน้นเรื่องการวางระบบ และฟังชั่น โดยมองข้ามคุณสมบัติของ โปรแกรม ERP ที่แท้จริง สำหรับบางบริษัทดำเนินการวางระบบ ERP โดยไม่มีแบบแผนที่ชัดเจน หรือ Roadmap ทำให้การพัฒนาต่อ อย่างต่อเนื่องเป็นไปได้ยาก นอกจากนี้บางโครงการไม่มี การวิเคราะห์ โครงสร้างธุรกิจ Business Structure และวิเคราะห์โอกาสในการพัฒนาขององค์กร และคาดหวังให้ซอฟแวร์ช่วยปิดจุดอ่อนของบริษัท 

Fous on process improvement 

ควรมุ่งเน้นนั้น คือการเพิ่มศักยภาพสูงสุดของกระบวนการทำงาน และเชื่อมโยง ผูกระบบ functions ต่าง ๆ ให้ราบรื่น นอกจากนี้มันเป็นการสำคัญที่จะคอยประเมิณศักยภาพของระบบ และเพิ่มความสามารถให้ถึงขีดสุด Best practice

2. Lack of commitment form the top management

เมื่อผู้บริหารไม่ให้ความใส่ใจ หรือเห็นความสำคัญของการจัดตั้ง ระบบ ERP ซึ่งส่วนใหญ่ผู้บริหารจะมอบหน้าที่การดูแลขึ้นระบบ ERP ให้แก่ลูกน้อง ทำให้ขาดความเข้าใจในขอบเขต ขนาด และด้านเทคนิด ผู้บริหารควรมองให้เห็นว่าการขึ้น ระบบ ERP คือการเปลี่ยนแปลงวิธีการที่บริษัท ทำธุรกิจ การลง ระบบ ERP ไม่ใช่งานในส่วน IT แต่อย่างเดียว หากเป็นเช่นนี้ ซอฟต์แวร์จะไม่อยู่ในส่วนการทำงานของธุรกิจส่งผลให้พนักงานต่อด้านการใช้งาน 

Best Practice

Employ a top down approach in securing organization commitment

ก่อนการเริ่ม implementation กลุ่มบุคคลที่อยู่ระดับบริการ ควรเข้ามาอธิบาย เป้าหมายและให้พนักงานเห็นภาพ ว่าบริษัทของตนจะดำเนินงานกับ ซอฟต์แวร์ ตัวใหม่นี้อย่างไร สำหรับพนักงานทั่วไป อาจจะไม่เข้าใจกลยุทธ์ภาพรวมในบริษัท และไม่เข้าใจกลยุทธ์ภาพรวมในบริษัท และไม่เข้าใจถึงความสำคัญของบทบาทตน

3. Poor ERP System Selection

ในบางที่การล้มเหลวของโครงการ ERP มาจากโครงสร้างของระบบ ERP นั้นไม่ตรงความต้องการของลักษณะงานบริษัท และนอกจากนี้ชื่อเสียงของบริษัท Implement ยังเป็นอีกหนึ่งปัจจัยของความสำเร็จ เนื่องจากบริษัทที่มีประสบการณ์มาจากหลายที่จะรู้วิธีจัดการปัญหาต่าง ๆ ด้วยระยะสั้น 

Best Practice

Select the right ERP System and partner

การเลือกโปรแกรมที่เหมาะสม และบริษัทที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์

4. Poor Project Management

ด้วยขอบเขตงานขนาด และความซับซ้อน ของการวางระบบ ERP ทำให้การวางแผนงาน Project Management ในจุดที่เป็นรายละเอียดเล็กน้อยถูกมองข้าม ซึ่งเพิ่มเวลาขึ้นที่หลัง เช่น เวลาสำหรับการทำเอกสาร การผสมผสานของระบบ การทดสอบ ก่อนที่จะเริ่มระบบใหม่ เป็นปัจจัยข้อผิดพลาดสำคัญที่เกิดขึ้น 

Best Practice 

Employ sound project management strategies

การร่วมมือระหว่างหลายหน่วยงานในองค์กรนั้นเป็นส่วนสำคัญในการทำงาน การเรียนรู้เทคโนโลยีถือเป็นอุปสรรคสำคัญของหลายบริษัท แต่ในความจริง เทคโนโลยีนั้นเป็นเพียงส่วนสนุนไม่ใช่เป้าหมายหลัก สำหรับเป้าหมายหลักนั้นคือ การจัดการงานระบบโครงสร้างของธุรกิจ ดังนั้นทีมงานจึงควรเข้าใจหลักการของ Project Management ในเรื่องของ การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน การสร้างแผนงานที่ถูกต้อง การงางแผนวัสดุที่ต้องการ

5. Inaccurate data

ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ทำให้เกิดการความผิดพลาดในการวางแผนการตลาด การวางแผนการผลิต การงางแผนด้านวัสดุ การวางแผนการทำงาน การผิดพลาดในการวางแผนงานนั้นทำให้ระบบเสียความเชื่อถือ พนักงานหมดกำลังใจที่จะใช้งาน 

Best Practice 

Ensur Data accuracy 

ระบบ ERP ควรจะมีการวางแผน การใส่ข้อมูลที่ถูกต้องก่อนเริ่มใช้งาน การให้ความรู้ผู้ใช้งานว่าผลกระทบของการให้ข้อมูลที่ผิดพลาดเป็นอย่างไร

6. Ignoring user reluctance for new applications

การเรียนรู้ โปรแกรมใหม่อาจจะเป็นเรื่องยากสำหรับหลายคน หรืองานปัจจุบันนั้นยุ่งยากอยู่แล้ว ทำให้ผู้เรียนนั้นไม่สบายใจที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ ๆ หรือสร้างวิธีการทำงานที่ผิดๆ 

Best Practices 

Invest in a change management

ผู้บริหารควรเข้ามามีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลงนี้ในทุก modules และ functions ของระบบ นอกจากนี้ควรตอบแทนพนักงานด้วยสิ่งตอบแทนที่พนักงานต้องการ

7. IT Staff Implementation Issues

พนักงาน IT อาจจะรู้สึกไม่สบายใจจากการขึ้นระบบ ERP แบบใหม่ ดั้งนั้นการให้ความรู้พนักงานพนักงาน IT ในด้านการศึกษา และวิธีการสอนงาน นั้นสำคัญมากในการขึ้นระบบใหม่ 

Best Practice 

Secure appropriated education and training

8. Unrealistic Exprectation

บริษัทอาจจะคำนวณ ต้นทุนด้าน เวลา ทรัพยากรคน และความช่วยเหลือ โดยรอบผิดพลาดไปจากความเป็นจริง หลังโปรแกรมถูกขึ้นระบบแล้วอาจจะมีความยาก และการซับซ้อนในการใช้โปรแกรม ดังนั้นทีมงานจึงต้องมีการเผื่อเวลาเพื่อให้เกิดความคุ้นชินในการใช้งานโปรแกรม 

Best Practice 

Focus on ROI, not Expense

ให้ดูเรื่อง Return of Investment มากกว่าค่าใช้จ่าย 

การกำหนด business parameter สามารถแสดงถึงศักยภาพของบริษัทนั้น ๆ ได้ ดังนั้นจึงต้อง เลือกจุดชี้วัดเพื่อให้ตรงกับ vision ของบริษัทที่ต้อการสามารถมองเห็น Return of Investment ของบริษัทที่เกิดจาก การลงทุนในธุรกิจ ERP