Enterprise Resource Planning (ERP) เป็นระบบจัดการข้อมูลที่ integrate และ automate ข้อมูลและกระบวนการทำงานในหน่วยงานส่วนต่างๆ ขององค์กรธุรกิจ เช่น sales, service, supply chain management, finance, accounting, manufacturing, human resources, data analysis, logistics, distribution, inventory, shipping และ invoicing เป็นต้น
ERP เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้หน่วยงานต่างๆ สามารถทำงานร่วมกันแบบ cross functional ได้ เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูก centralize อยู่ในที่เดียวกัน และถูก ctandardize ให้มีมาตรฐานเดียวกัน ทำให้หน่วยงานต่างๆ สามารถเรียกใช้ข้อมูล แก้ไขข้อมูล และทำให้ข้อมูลไหลผ่านจากหน่วยงานหนึ่งไปอีกหน่วยงานหนึ่งได้ เมื่อมีปัญหาในการปฏิบัติงานเกิดขึ้นกับหน่วยงานใด หน่วยงานอื่นๆ ก็สามารถรู้ถึงผลกระทบที่จะเกิดขึ้นกับหน่วยงานของตนและสามารถวางแผนแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
ปัจจุบันนี้บริษัทต่างๆ สามารถ Implement ระบบ ERP โดยการนำ ERP Software เข้ามาช่วยในการบริหารจัดการธุรกิจ ได้ 2 วิธี วิธีแรกคือการใช้ Software ของผู้ผลิตซอฟต์แวร์เพียงรายเดียว ซึ่งมีข้อดีคือส่วนต่างๆ ของ Software สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น แต่มีข้อด้อยที่ Software จะขาดความยืดหยุ่น ส่วนวิธีที่สองคือการใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในแต่ละส่วนงานจากแต่ละบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ โดยมีการ integrate ซอฟต์แวร์ในแต่ละส่วนให้สามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารข้อมูลถึงกันได้ วิธีนี้มีข้อดีคือองค์กรสามารถเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมกับแต่ละหน่วยงานได้ มีความยืดหยุ่นในการปรับแต่งซอฟต์แวร์ แต่มีข้อด้อยคือการ integrate ซอฟต์แวร์จากบริษัทต่างๆ ให้เป็นระบบเดียวกันเป็นเรื่องที่ซับซ้อน ซึ่งต้องมีที่ปรึกษาในการขึ้นระบบ ERP ที่ดี และมีประสบการณ์ในการ Implement ระบบ ERP หรือ ERP Software
ข้อดีและข้อด้อยของการใช้ ระบบ ERP และ ERP Software
ERP ช่วยให้ทุกหน่วยงานในองค์กรติดต่อสื่อสารกันด้วยข้อมูลที่มีมาตรฐานเดียวกัน ทำให้ทราบได้ว่าสถานะการสั่งซื้อของลูกค้าอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว ช่วยให้ทราบได้ว่าสินค้ากำลังขาดสต็อกและต้องผลิตเพิ่มทันทีหรือไม่ ช่วยผนวก purchase orders, inventory receipts และ costing เข้าด้วยกัน และมีระบบบัญชีที่คอยควบคุมต้นทุนและกำไรในทุกขั้นตอน
ปัญหาของนำระบบ ERP เข้ามาใช้มักเกิดจากการให้ความรู้กับพนักงานที่เกี่ยวข้องไม่เพียงพอหรือไม่ต่อเนื่อง พนักงานไม่มีประสบการณ์ในการใช้งาน ERP Software บริษัทลดต้นทุนด้านการฝึกอบรม การออกจากงานของพนักงานที่มีความรู้ทำให้บริษัทมีต้นทุนในการฝึกอบรมพนักงานใหม่ นอกจากนี้ ERP Software ยังมีราคาแพง บริษัทจึงต้องมีนโยบายให้พนักงานทราบว่าจะใช้ ERP Software อย่างไรจึงจะถูกต้อง เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด
ERP Software, Sage 300 ERP (Accpac)