นี่คือภาพรวมของระบบ SAP Business One ในรูปแบบที่ทุกคนคุ้นเคยและเข้าใจง่าย นั่นคือ “แผนที่รถไฟฟ้า” อย่างที่เห็นในหัวข้อ 'SAP Business One process metro map'
เรามองกระบวนการทำงานต่างๆ ของธุรกิจเหมือนกับเครือข่ายรถไฟฟ้าที่เชื่อมโยงกันอย่างเป็นระบบ การเดินทางครั้งนี้ได้รับการดูแลโดย SAP Business One และ FMS ผู้นำโซลูชันที่น่าไว้วางใจ ซึ่ง SAP Business One ประกอบไปด้วย 8 Module หลักๆ ดังนี้
1. CRM and SRM (สายสีเขียว) ทำหน้าที่จัดการความสัมพันธ์และข้อมูลเชิงกลยุทธ์เพื่อเตรียมความพร้อมก่อนเข้าสู่กระบวนการซื้อ-ขายจริง ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Lead สามารถบันทึกข้อมูลผู้มุ่งหวังหรือว่าที่ลูกค้าที่เพิ่งเริ่มทำความรู้จักกัน
· Customer สามารถบันทึกข้อมูลลูกค้าปัจจุบันที่มีการซื้อขายกันแล้ว
· Supplier สามารถบันทึกข้อมูลผู้จำหน่ายหรือคู่ค้าที่ส่งมอบวัตถุดิบและบริการ
· Activities สามารถบันทึกข้อมูลการบันทึกทุกกิจกรรมการติดต่อ ไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์ การนัดพบ หรือการส่งอีเมล เพื่อให้มั่นใจว่าทุกการสื่อสารจะไม่ตกหล่น
2. Purchasing (สายสีฟ้า) ทำหน้าที่บริหารจัดการวงจรการจัดซื้อทั้งหมด (Procure-to-Pay) อย่างเป็นระบบ เพื่อควบคุมต้นทุนและจัดหาทรัพยากรให้เพียงพอต่อการดำเนินงาน ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Purchase request สามารถบันทึกความต้องการสั่งซื้อจากแผนกต่างๆ ภายในองค์กร เพื่อแจ้งให้ฝ่ายจัดซื้อทราบว่าต้องการสินค้าหรือบริการอะไร จำนวนเท่าใด และต้องใช้เมื่อไหร่
· Purchase Quotation สามารถสอบถามและเปรียบเทียบราคาจากคู่ค้าหลายรายเพื่อการตัดสินใจที่คุ้มค่าที่สุด
· Purchase Order สามารถทำการยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการที่ส่งไปยังคู่ค้า
· Goods receipt PO สามารถรับสินค้าเข้าคลังและการตรวจสอบจำนวนให้ถูกต้องตรงตามที่สั่งซื้อ
· A/P Invoice สามารถบันทึกหนี้สินที่ต้องชำระให้เจ้าหนี้ ซึ่งเป็นสถานีหลักในการส่งต่อข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีจ่ายเงิน
3. Inventory (สายสีเทา) ทำหน้าที่เป็นผู้ดูแลสภาพคล่องของทรัพย์สิน โดยจัดการวงจรชีวิตของสินค้าทั้งหมดภายในองค์กร ตั้งแต่การรับเข้า การจัดเก็บ ไปจนถึงการเบิกจ่าย เพื่อให้มั่นใจว่าธุรกิจมีสินค้าที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม และด้วยต้นทุนที่แม่นยำ ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Item master สามารถบันทึกข้อมูลรายละเอียดสินค้า ราคาทุน และนโยบายการจัดเก็บ
· Warehouse management สามารถบริหารจัดการพื้นที่จัดเก็บและการควบคุมการไหลเวียนของสินค้าภายในคลัง
· Demand Planning สามารถพยากรณ์ความต้องการสินค้าและการวางแผนเติมสต็อก (Inventory Forecasting) เพื่อป้องกันปัญหาของขาด (Stockout) หรือของล้นคลัง (Overstock)
4. Service (สายสีเหลือง) ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการบริหารจัดการงานหลังการขายเพื่อเปลี่ยนการรับแจ้งปัญหาให้กลายเป็นกระบวนการแก้ไขอย่างเป็นระบบ และสร้างความพึงพอใจสูงสุดแก่ลูกค้า ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Customer Equipment Card สามารถบันทึกทะเบียนประวัติสินค้าและหมายเลขซีเรียลที่ลูกค้าถือครองอยู่ เพื่อใช้ในการอ้างอิงงานบริการ
· Service Call สามารถรับเรื่องแจ้งซ่อมหรือขอรับบริการจากลูกค้าผ่านช่องทางต่างๆ
· Service Contract สามารถบันทึกข้อมูลสัญญาการให้บริการและเงื่อนไขการรับประกันตามข้อตกลง
· Service billing สามารถทำการรวบรวมค่าใช้จ่ายจากการบริการ ทั้งค่าแรงและค่าอะไหล่ เพื่อสรุปยอดและออกใบแจ้งหนี้
· Financial postings สามารถบันทึกรายการบัญชีอัตโนมัติจากทุกธุรกรรมการเงิน เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการปิดงวดบัญชีและออกงบการเงิน
5. Finance (สายสีแดง) ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางการประมวลผลทางการเงิน (Financial Hub) ที่รวบรวมข้อมูลจาก Module อื่นๆ มาเปลี่ยนเป็นตัวเลขทางบัญชี เพื่อสะท้อนภาพรวมความมั่งคั่งและผลประกอบการของธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Chart of Accounts ประกอบด้วยโครงสร้างผังบัญชีทั้งหมดของกิจการ เพื่อจัดหมวดหมู่ สินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของเจ้าของ รายได้ และค่าใช้จ่าย
· General Ledger Account ประกอบด้วยบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ใช้บันทึกและรวบรวมรายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละหมวดหมู่บัญชี
· G/L Account Determination สามารถตั้งค่ากำหนดบัญชีอัตโนมัติ เพื่อให้ระบบลงบัญชีได้ถูกต้องเมื่อเกิดกิจกรรมในสายงานอื่น เช่น ขายสินค้าแล้วลงบัญชีรายได้ให้อัตโนมัติ
· Cost Accounting สามารถบริหารจัดการบัญชีต้นทุนและศูนย์ต้นทุน (Cost Center) เพื่อวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายแยกตามแผนกหรือโครงการ
· Journal entries สามารถบันทึกรายการบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปที่ส่งมาจากทุกกิจกรรมในระบบ
· AP and AR สามารถบริหารจัดการเจ้าหนี้ (Accounts Payable) และลูกหนี้ (Accounts Receivable) เพื่อติดตามยอดค้างชำระทั้งหมด
· Cash Management สามารถจัดการเงินสด รายการธนาคาร และกระแสเงินสดเข้า-ออกของกิจการ
· Reconciliation ประกอบด้วยกระบวนการกระทบยอด ทั้งยอดเงินฝากธนาคารและยอดค้างชำระ เพื่อให้ข้อมูลในระบบตรงกับความเป็นจริง
6. Production (สายสีม่วง) ทำหน้าที่เป็นโรงขับเคลื่อนการผลิตที่เปลี่ยนจากวัตถุดิบให้กลายเป็นสินค้าสำเร็จรูป โดยการบริหารจัดการทรัพยากรและขั้นตอนการผลิตอย่างเป็นระบบ เพื่อให้ได้สินค้าที่มีคุณภาพภายใต้ต้นทุนที่ควบคุมได้ ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Bill of materials (BOM) สามารถบันทึกรายการวัตถุดิบ ส่วนประกอบ และขั้นตอนที่จำเป็นในการผลิตสินค้าแต่ละชนิด
· Material Requirement Planning (MRP) สามารถคำนวณและวางแผนความต้องการวัสดุ เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีวัตถุดิบเพียงพอต่อการผลิตตามช่วงเวลาที่กำหนดIssue for Production ประกอบด้วยการเบิกวัตถุดิบจากคลังสินค้าเข้าสู่กระบวนการผลิตในโรงงาน
· Sourcing ประกอบด้วยกระบวนการสรรหาและจัดเตรียมวัตถุดิบ ทั้งจากการสั่งซื้อภายนอกหรือการโอนย้ายภายใน เพื่อให้พร้อมสำหรับสายการผลิต
· Production Order สามารถออกใบสั่งผลิตอย่างเป็นทางการ เพื่อระบุจำนวนสินค้าที่ต้องทำ วันที่เริ่มต้น และวันที่ต้องเสร็จสิ้น
· Issue to Production สามารถเบิกวัตถุดิบและทรัพยากรออกจากคลังสินค้าเข้าสู่กระบวนการผลิต (บันทึกมูลค่าเข้าสู่บัญชีงานระหว่างทำ หรือ WIP)
· Receipt from Production สามารถรับสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตเสร็จสมบูรณ์เข้าสู่คลังสินค้า (ปิดยอดต้นทุนผลิตและเพิ่มสต็อกสินค้าพร้อมขาย)
7. Reporting (สายสีชมพู) ทำหน้าที่เป็นศูนย์บัญชาการข้อมูล ที่ดึงข้อมูลดิบจากทุกสถานีในโครงข่าย SAP Business One มาประมวลผล สรุป และนำเสนอในรูปแบบที่มนุษย์เข้าใจได้ง่าย เพื่อใช้ในการตรวจสอบความถูกต้องและวางแผนกลยุทธ์ธุรกิจ ซึ่งประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Financial Reporting ประกอบด้วยการประมวลผลข้อมูลบัญชีเพื่อออกงบการเงินหลัก เช่น งบกำไรขาดทุน และงบดุล เพื่อใช้ประเมินสุขภาพทางการเงินของบริษัท
· Product Reporting ประกอบด้วยรายงานสรุปผลการผลิตและต้นทุนสินค้า เพื่อวิเคราะห์ประสิทธิภาพของโรงงานและกำไรขั้นต้นต่อหน่วยสินค้า
· Account Balances Report ประกอบด้วยรายงานสรุปยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภท รวมถึงรายงานอายุหนี้ของลูกหนี้ (AR) และเจ้าหนี้ (AP) เพื่อบริหารกระแสเงินสด
· Inventory Audit Report ประกอบด้วยรายงานประวัติการเข้า-ออกของสินค้าอย่างละเอียด เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนสต็อกและมูลค่าต้นทุนสินค้าคงคลัง
· Backorder Reporting ประกอบด้วยรายงานติดตามสินค้าที่ค้างส่งลูกค้า เพื่อให้ฝ่ายขายและฝ่ายผลิตวางแผนจัดการคำสั่งซื้อที่ยังค้างอยู่ในระบบได้อย่างแม่นยำ
8. Sales (สายสีส้ม) ทำหน้าที่เป็นหน่วยขับเคลื่อนรายได้ โดยจัดการวงจรการขายทั้งหมดตั้งแต่การเสนอราคาไปจนถึงการเก็บเงินลูกค้า เพื่อเปลี่ยนสินค้าในคลังให้กลายเป็นเม็ดเงินอย่างเป็นระบบ ประกอบด้วยฟังก์ชันต่างๆ คือ
· Opportunity ประกอบด้วยการบันทึกและติดตามโอกาสทางการขาย (Sales Pipeline) เพื่อวิเคราะห์ความเป็นไปได้ในการปิดการขายและมูลค่าคาดการณ์ โดยที่ยังไม่มีการตกลงซื้อขายจริง
· Pricing ประกอบด้วยการจัดการโครงสร้างราคา (Price Lists) และเงื่อนไขส่วนลดต่างๆ เพื่อให้มั่นใจว่าการเสนอราคาในขั้นตอนถัดไปเป็นไปตามนโยบายกำไรของบริษัท
· Sales Quotation ประกอบด้วยการออกใบเสนอราคาอย่างเป็นทางการ เพื่อให้ลูกค้าพิจารณารายละเอียดสินค้า ราคา และเงื่อนไขการส่งมอบ
· Sales Order ประกอบด้วยการบันทึกคำสั่งซื้อยืนยันจากลูกค้า สถานีนี้จะทำหน้าที่ จองสินค้า (Commit) ในคลังไว้ให้ลูกค้า เพื่อไม่ให้ฝ่ายอื่นนำของไปขายซ้ำ
· Delivery Note ประกอบด้วยการบันทึกการส่งมอบสินค้าจริง สถานีนี้จะทำการ "ตัดสต็อก" ออกจากคลังสินค้าทันที และบันทึกต้นทุนขายเบื้องต้น
· A/R Invoice ประกอบด้วยการบันทึกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงิน เป็นสถานีสำคัญที่ระบบจะทำการรับรู้รายได้ และตั้งยอดลูกหนี้ (Accounts Receivable) ในสมุดบัญชี
· Incoming Payments ประกอบด้วยการบันทึกการรับชำระเงินจากลูกค้า เช่น เงินสด เช็คหรือโอนเงิน ซึ่งเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้สถานะหนี้สินของลูกหนี้รายนั้นลดลงและเพิ่มกระแสเงินสดเข้าบริษัท
การที่กระบวนการต่างๆ ใน SAP Business One มาบรรจบและทำ Intersection กันนั้น ไม่ได้เป็นเพียงความสวยงามของแผนที่ แต่มันคือหัวใจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจก้าวข้ามขีดจำกัดเดิมๆ โดยการทำงานร่วมกันระหว่าง Module ต่างๆ มีดังนี้
1. การ Intersection ระหว่าง Sales Order, Purchase Order และ Production Order เพื่อการบริหารจัดการความต้องการ จุดนี้คือหัวใจของการค้าระหว่างประเทศหรือธุรกิจแบบ Make-to-Order เมื่อมีคำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามา ระบบจะทำการตรวจสอบว่ามีของหรือไม่ หากไม่มี ระบบจะส่งข้อมูลเชื่อมต่อไปยังการสั่งซื้อเพื่อดึงวัตถุดิบจากภายนอก หรือส่งต่อไปยังการสั่งผลิตเพื่อเริ่มกระบวนการสร้างสินค้าทันที การตัดกันที่จุดนี้ช่วยให้ธุรกิจทราบสถานะได้แบบ Real-time ว่าของที่ลูกค้าสั่ง ตอนนี้อยู่ที่ขั้นตอนไหน
2. การ Intersection ระหว่าง Delivery Note, Goods Receipt PO, Issue for Production และ Journal Entries เพื่อการควบคุมคลังสินค้าและมูลค่าทางบัญชี ทุกครั้งที่มีการเคลื่อนย้ายสินค้าทางกายภาพ ไม่ว่าจะเป็นการรับของเข้าคลัง การเบิกไปผลิตหรือการส่งของให้ลูกค้า ฟังก์ชันเหล่านี้จะตัดผ่านสถานีบัญชีเสมอ เพื่อบันทึกมูลค่าของสินค้าที่เข้า-ออกโดยอัตโนมัติ ช่วยให้ตัวเลขสต็อกในคลังสินค้าและตัวเลขต้นทุนในงบกำไรขาดทุนตรงกันเสมอโดยไม่ต้องคอยคีย์ข้อมูลซ้ำ
3. การ Intersection ระหว่าง A/R Invoice และ A/P Invoice เพื่อการสรุปผลกำไรขาดทุนและสภาพคล่อง ฟังก์ชันการขาย (A/R Invoice ) และฟังก์ชันซื้อ (A/P Invoice) มาบรรจบกันที่ระบบบัญชีแยกประเภท ข้อมูลรายได้และค่าใช้จ่ายจะถูกนำมาหักลบกันเพื่อให้ได้กำไรสุทธิที่แท้จริง นอกจากนี้ยังเป็นจุดที่ทำให้ฝ่ายการเงินสามารถวิเคราะห์กระแสเงินสด (Cash Flow) ได้ว่าเงินที่กำลังจะรับจากลูกหนี้เพียงพอที่จะไปจ่ายชำระเจ้าหนี้ในเวลาที่กำหนดหรือไม่ ทำให้บริหารเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด
บทสรุปของการเดินทางบนเส้นทางรถไฟฟ้า SAP Business One นี้ คือการเปลี่ยนภาพจำของระบบบริหารจัดการที่ซับซ้อน ให้กลายเป็นโครงข่ายข้อมูลที่เชื่อมโยงถึงกันอย่างมีระบบ เมื่อทุกสถานีตั้งแต่ต้นน้ำจนถึงปลายน้ำเชื่อมต่อกันอย่างไร้รอยต่อ ธุรกิจของคุณจะไม่เพียงแค่ดำเนินไปได้อย่างราบรื่นเท่านั้น แต่ยังเปรียบเสมือนการมีเข็มทิศดิจิทัลที่ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นโอกาส ตัดสินใจได้อย่างแม่นยำ และพร้อมขับเคลื่อนองค์กรไปสู่สถานีแห่งความสำเร็จในอนาคตได้อย่างยั่งยืน
FMS เชี่ยวชาญด้านการวางระบบบริหารจัดการธุรกิจ ERP จาก Sage และ SAP ด้วยประสบการณ์กว่า 30 ปี ทีมที่ปรึกษาของ FMS มีความเชี่ยวชาญทั้งด้านเทคโนโลยีและการบริหารธุรกิจ พร้อมให้คำปรึกษา ออกแบบโซลูชันที่เหมาะสม และบริการที่ดีเยี่ยม เพื่อช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตอย่างยั่งยืนในยุคดิจิทัล หากท่านสนใจปรึกษา สามารถติดต่อได้ที่ 02-274-4070 หรือ Line : @fmsconsult